De droom wordt een nachtmerrie

Hoe mooi de droom op voorhand ook lijkt, het went nooit. De organisatie van een groot sportevent brengt een boel kopzorgen met zich mee. Bonden worstelen met de vraag hoe ze hun sport kunnen promoten zonder daar een groot risico mee te lopen. Al te gemakkelijk wordt de begroting als break-even gepresenteerd door een niet nader gespecificeerde post “sponsorinkomsten”. De voorbeelden van wat de gevolgen kunnen zijn als die sponsorinkomsten tegen vallen, liggen voor het oprapen. De organisatie moet worden teruggegeven (reputatieschade in plaats van die zo gewenste positieve exposure) of er moet worden aangeklopt bij overheden die er schoon genoeg van hebben om steeds bij te springen (“…heeft het gehad met deze werkwijze en de mega-evenementen om Limburg op de kaart te zetten). De droom draait voor bestuurders zo al snel uit op een nachtmerrie.

Maar het kan ook anders. Een soepele aanloop naar een evenement. De build-up naar het evenement met een positieve pers. De enthousiaste verhalen over de beleving van het evenement, de impuls die de sport krijgt tijdens en na afloop van de organisatie en tevreden boekhouders die de boeken kunnen sluiten met een resultaat conform begroting.

Hou je bij je core business

De meeste bonden zijn er niet op ingericht om grootschalige evenementen te organiseren. Het komt simpelweg te weinig voor om daar expertise in op te bouwen. Bonden zijn goed in het organiseren van competities, het opleiden van coaches, het faciliteren van verenigingsbesturen enz., maar niet in de organisatie van Europese of wereldkampioenschappen. Hun core business is de sport zelf.

Gebruik de scale en skill van experts

Specialisten weten wat er komt kijken bij de perfecte organisatie van een evenement. Zij zorgen ervoor dat het evenement daadwerkelijk binnen wordt gehaald, dat daar een realistische begroting aan ten grondslag ligt, zij weten hoe je media inschakelt en hoe je een effectief sponsorbeleid realiseert. Door hun ervaring kunnen experts bogen op kennis en kunde die individuele bonden zich nooit eigen kunnen (en zouden moeten willen) maken. Bovendien profiteren ze van de schaal (netwerken) die specialisten door de jaren hebben opgebouwd.

Zorg voor een goede nabereiding

Niets is zo jammer als een geweldig evenement dat nauwelijks opvolging krijgt. Organiseer niet alleen tijdens de kampioenschappen side-events waarmee je je sport bij het publiek op de kaart probeert te zetten, zorg ook voor een plan de campagne na het evenement, waarmee je meelift op de positieve “vibe” die je hebt weten te creëren.

Door in zee te gaan met experts in de voorbereiding, uitvoering en na afloop van een evenement weet je je sport de exposure te geven waarvan je helemaal in het begin hebt gedroomd.

Meer weten? Klik dan hier.